En muchas empresas, los datos personales están repartidos entre el CRM, las plataformas de Recursos Humanos, los sistemas internos, las herramientas de soporte y algunas planillas que solo conoce un equipo.
El inventario y el Registro de Actividades de Tratamiento, también conocido como RAT, sirven para ordenar ese mapa. La idea es entender qué información utiliza la empresa, dónde se encuentra y dentro de qué procesos circula.
En el entrega previa repasamos la figura del Responsable de Proyecto vs. el Delegado de Protección de Datos en la fase inicial.
¿Qué es un inventario de datos personales?
En simple, el inventario permite saber dónde están los datos personales y el RAT explica dentro de qué actividad se utilizan y quién es responsable de ella.
El inventario muestra qué datos existen y dónde están guardados, puede incluir información de clientes, colaboradores, candidatos, usuarios y contactos comerciales. También permite identificar los sistemas, archivos y repositorios que contienen esos datos.
Por ejemplo, los datos de un cliente pueden aparecer en el CRM, la plataforma de facturación, el sistema de soporte y los reportes del área comercial. El inventario reúne esas piezas para entregar una visión común.
¿Qué es un Registro de Actividades de Tratamiento?
El RAT explica qué hace la empresa con los datos dentro de cada proceso. Una actividad de tratamiento puede ser la selección de candidatos, la gestión de clientes, el pago de remuneraciones o la atención de solicitudes de soporte.
Para cada actividad conviene registrar qué información se utiliza, para qué se necesita, qué área es responsable, qué sistemas participan y cuánto tiempo se mantiene. El inventario muestra dónde están los datos y el RAT explica cómo se utilizan.
La ley exige que el responsable pueda informar aspectos como los datos tratados y su origen, las finalidades, los destinatarios y el período de tratamiento. Contar con un mapa actualizado ayuda a localizar esa información cuando se necesita.
Cómo empezar el levantamiento
Un buen punto de partida es mirar los procesos de la empresa, en vez de comenzar preguntando qué datos guarda una herramienta, conviene seguir una actividad completa. Por ejemplo, cómo se gestiona un candidato desde que envía su currículum hasta que termina el proceso de selección.
Esa conversación suele mostrar formularios, documentos, correos, plataformas y responsables que difícilmente aparecen en una política general.
Después, la información puede organizarse en una ficha breve para cada actividad. Esa ficha debería permitir responder cinco preguntas:
Qué datos se usan, para qué, dónde están, quién es responsable y cuándo se revisó el proceso.
Cómo mantener el RAT actualizado
El primer levantamiento entrega una fotografía de la empresa. Después, el registro debe acompañar los cambios de la operación. Cuando un equipo incorpora una herramienta, modifica un formulario o cambia la manera de ejecutar una actividad, también conviene revisar la ficha correspondiente.
Cada actividad debería tener una persona responsable de validar su contenido. Así, el RAT se mantiene conectado con la forma real en que trabaja la empresa.
Qué debería quedar listo
Al finalizar esta etapa, la organización debería contar con un mapa que permita entender:
Qué información trata, dentro de qué proceso, en qué sistemas y bajo la responsabilidad de qué área.
Si quieres seguir avanzando en la adecuación de tu empresa, navega por nuestros siguientes artículos de la saga:
- Bases de licitud y deberes de información en la Ley 21.719
- Derechos del titular en la Ley 21.719: cómo debe responder una empresa
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