La actualización de la norma ISO 27701 marca un nuevo estándar en privacidad. Antes de aplicarla, realiza un checklist sobre la norma ISO 27701 para verificar que tu empresa cumple los requisitos legales y técnicos en el tratamiento de datos personales.
Las normas ISO son estándares internacionales que establecen buenas prácticas de gestión en distintas áreas. En este caso, la ISO 27701 amplía la ISO 27001 al incorporar lineamientos para proteger información personal y demostrar cumplimiento de leyes de protección de datos en países como Chile, México y Colombia.
1. Comprender la norma ISO 27701 y su propósito
Antes de iniciar cualquier proceso de implementación, las organizaciones deben conocer qué es ISO 27701.
Esta norma amplía la ISO 27001 e ISO 27002 con controles y lineamientos destinados a proteger la información personal identificable (PII).
Su objetivo es establecer procedimientos verificables que aseguren que los datos personales se traten conforme a la ley y con medidas de seguridad adecuadas.
2. Identificar el alcance del sistema
El primer paso operativo consiste en definir qué áreas, procesos y tipos de datos cubrirá el Sistema de Gestión de la Información de Privacidad. En esta etapa, la empresa debe determinar:
- Qué datos personales se recopilan y con qué finalidad.
- Dónde se almacenan y quiénes acceden a ellos.
- Qué flujos de transferencia existen entre sistemas internos y externos.
El alcance debe documentarse para demostrar control sobre las actividades de tratamiento y facilitar auditorías posteriores.
3. Establecer roles de controlador y procesador
La ISO 27701 diferencia dos figuras clave: el controlador, que define la finalidad y los medios del tratamiento, y el procesador, que ejecuta esas tareas bajo instrucciones.
- En Chile, la Ley 19.628 reconoce al responsable como quien decide sobre el tratamiento de los datos.
- En México, la LFPDPPP define al responsable y al encargado, con obligaciones específicas en avisos de privacidad y derechos ARCO.
- En Colombia, la Ley 1581 de 2012 distingue claramente entre responsable y encargado, exigiendo autorización del titular para cualquier tratamiento.
Clarificar estos roles es indispensable para demostrar cumplimiento ante autoridades o auditorías.
4. Analizar brechas frente a los requisitos de la norma
Un diagnóstico inicial ayuda a comparar las prácticas actuales con las exigencias de la ISO 27701. Este análisis de brechas permite identificar deficiencias en controles, políticas o registros. Algunos puntos a evaluar son:
- Existencia de políticas de privacidad y seguridad.
- Gestión de riesgos asociados al tratamiento de datos personales.
- Procedimientos de atención a titulares.
- Mecanismos de consentimiento y trazabilidad.
La organización puede aplicar cuestionarios internos o revisiones cruzadas con su sistema de seguridad de la información existente.
5. Documentar políticas y procedimientos
La documentación es uno de los pilares del cumplimiento. Esta norma requiere políticas claras sobre confidencialidad, almacenamiento, retención y eliminación de datos personales. También deben incluirse procedimientos para:
- Gestionar solicitudes de acceso, rectificación o eliminación.
- Notificar incidentes de seguridad.
- Evaluar el impacto en la privacidad antes de nuevos tratamientos de datos.
Esta documentación debe mantenerse actualizada y ser accesible para quienes intervienen en el tratamiento de información personal.
6. Implementar controles técnicos y organizativos
El estándar exige medidas concretas para resguardar los datos personales. Entre ellas:
- Control de accesos físicos y lógicos.
- Cifrado de información durante el almacenamiento y la transmisión.
- Autenticación de usuarios y gestión de contraseñas.
- Monitoreo continuo y registro de actividades.
7. Capacitar al personal
Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos debe comprender sus responsabilidades. La capacitación periódica fortalece la cultura de privacidad y previene errores humanos.
Los programas deben incluir temas como derechos de los titulares, gestión de incidentes y obligaciones de confidencialidad. Registrar la asistencia y los contenidos de las capacitaciones sirve como evidencia de cumplimiento.
8. Atender los derechos de los titulares
La ISO 27701 integra los derechos de las personas como parte del sistema de gestión. Cada país cuenta con regulaciones específicas:
- En Chile, el proyecto de reforma de la Ley 19.628 refuerza los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
- En México, los derechos ARCO son una obligación legal para responsables y encargados.
- En Colombia, el habeas data garantiza que toda persona pueda conocer y actualizar su información.
La empresa debe mantener procedimientos documentados para responder dentro de los plazos legales.
9. Monitorear y mejorar continuamente
Como toda norma ISO, la 27701 requiere revisión continua. Las auditorías internas, los informes de incidentes y los resultados de evaluaciones de impacto permiten identificar oportunidades de mejora.
El ciclo “Planificar, Hacer, Verificar, Actuar” (PHVA) se aplica también a la gestión de la privacidad. Este enfoque ayuda a mantener el cumplimiento frente a cambios tecnológicos, normativos o organizacionales.
10. Prepararse para la certificación
El proceso de certificación se compone de varias etapas:
- Contar con un sistema ISO 27001 vigente o implementarlo de forma paralela.
- Realizar una auditoría en dos fases: revisión documental y verificación en terreno.
- Corregir las no conformidades detectadas.
- Obtener el certificado, válido por tres años, con auditorías de seguimiento anuales.
Integrar la privacidad en la estrategia corporativa
La privacidad de los datos personales es un componente estructural de la gestión empresarial moderna. Implementar una estrategia bajo un checklist sobre la norma ISO 27701 permite pasar de la intención al control verificable.
Las empresas que adopten este estándar estarán en condiciones de cumplir con la legislación local y con marcos internacionales como el GDPR y la CCPA.
La aplicación rigurosa del sistema fortalece la responsabilidad corporativa y prepara a las organizaciones para responder eficazmente a los desafíos regulatorios y tecnológicos del entorno digital.
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